Privacyreglement

1. Inleiding

Ymkje Hellinga, hierna YH, hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar cursisten en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door YH dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. YH houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt.

In dit privacy beleid staat beschreven hoe YH persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen.

1.1.Bedrijfsgegevens Ymkje Hellinga

Ymkje Hellinga
Nicolaihof 21
8031 PB Zwolle
Tel: 06-18122013
info@ymkjepresenteert.nl
www.ymkjepresenteert.nl
KVK nummer: 54499909

1.2 Vereisten verwerking persoonsgegevens voor zelfstandigen.

De Wet bescherming persoonsgegevens stelt eisen aan bedrijven die gegevensbestanden beheren, zoals een cursistenadministratie. Deze eisen zijn:

  • Toestemming van de cursist (of vertegenwoordiger) voor het verwerken van de gegevens;
  • Juist en nauwkeurig bijhouden van de cursistgegevens;
  • Beveiligen van de cursistgegevens;
  • Op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen cursistgegevens;
  • Recht op intrekking van persoonsgegevens;
  • Uitsluitend gebruik van de cursistgegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Conform de Wet bescherming persoonsgegevens is het YH toegestaan om persoonsgegevens te verwerken. De gegevensverwerking is noodzakelijk en tevens een contractuele verplichting voor de uitvoering van de cursusovereenkomst.
Bij het ondertekenen van het inschrijfformulier geeft de cursist/wettelijk vertegenwoordiger van de cursist toestemming tot het verwerken van de persoonsgegevens voor de bij hoofdstuk 2 genoemde doeleinden. Mocht de cursist/wettelijk vertegenwoordiger van de cursist geen toestemming geven voor de gevraagde persoonsgegevens, dan zal YH geen cursusovereenkomst aangaan.

1.3 Systemen

YH ontvangt de ledengegevens vanuit de schriftelijke inschrijving middels het inschrijfformulier. YH verwerkt en beheert persoonsgegevens op een privé PC, deze PC is beschermd door een firewall. Namen van cursisten kunnen worden gebruikt:

– verwelkomen van nieuwe cursisten

– in de administratie voor financiële doeleinden;

– voor het verzenden van informatie over de cursussen die YH of het Muzecollectief aanbiedt;

– voor het verzenden van tussentijdse e-mailberichten met cursusinformatie;

– voor het telefonisch of middels de e-mail benaderen voor activiteiten rondom de muzieklessen.


2. Registratie en zichtbaarheid

De volgende persoonsgegevens worden door YH geregistreerd in een Excel-bestand waarbij ieder record in de cursistadministratie wordt voorzien van een uniek kenmerk, het cursistnummer.

 

Inschrijfformulier

Tbv (cursus)informatie Muzecollectief

Tbv (cursus)informatie YH

Tbv overige activiteiten van YH en cursussen

Presentielijst YH

Tbv administratie YH

Voornaam cursist

v

v

v

v

Naam wettelijk vertegenwoordiger*

v

v

Achternaam cursist

v

v

v

Adres

v

v

Postcode

v

v

Woonplaats

v

v

Geboortedatum cursist

v

v

(Mobiel) telefoonnummer

v

v

E-mailadres

v

v

v

v

Niveau (graadsexamen)

v

v

* bij cursisten jonger dan 21 jaar


3. Verstrekken, uitwisselen en gebruik van persoonsgegevens

3.1 Wie verwerkt? 

  • Uitsluitend YH heeft inzage in het volledige actuele cursistenbestand. YH is verplicht ervoor zorg te dragen dat opgeslagen bestanden voldoende zijn beveiligd en niet kunnen worden ingezien door derden;
  • De administrateur (hierna te noemen VGK Accountants) krijgt de NAW gegevens en de geboortedatum van de cursist, voor het correct verwerken van de financiële administratie.
  • YH (webmaster) krijgt de emailadressen ter beschikking, ten bate van het e-mailen over cursusinformatie;
  • Voor het behalen van graadsexamens en t.b.v. het te bedrukken diploma, worden NAW gegevens en geboortedatum van de examenkandidaat (deelnemende cursist) eenmalig aan de HaFa-coördinator van de Muzehof verstrekt. Na het verwerken van de gegevens t.b.v. de diploma-uitreiking vernietigt de coördinator de gegevens.

4. Bewaren van persoonsgegevens

  • YH zal de gegevens niet vermenigvuldigen of kopiëren. De gegevens zijn strikt persoonlijk en hier wordt dan ook zorgvuldig mee omgegaan;
  • De gegevens worden niet gepubliceerd zonder uitdrukkelijke toestemming van het betreffende lid;
  • Wanneer er een nieuwe cursistenlijst beschikbaar komt mag alleen YH en VGK Accountants de oude gegevens archiveren. YH heeft een fiscale bewaarplicht van zeven boekjaren. Persoonsgegevens zoals vermeld op het inschrijfformulier worden voor die periode bewaard.
  • De cursist/wettelijk vertegenwoordiger van de cursist heeft het recht op inzage, rectificatie van de persoonsgegevens.
  • De cursist/wettelijk vertegenwoordiger van de cursist heeft recht om bezwaar te maken tegen verwerking van de persoonsgegevens.

5. Datalekken of klachten

Wanneer de cursist/wettelijk vertegenwoordiger van de cursist het vermoeden heeft dat er misbruik is gemaakt van de persoonsgegevens of dat er mogelijk bestanden door derden kunnen worden ingezien, moet dit onverwijld gemeld worden bij YH. Van elke melding zal zij de volgende gegevens nodig hebben:

  • Waar de gebruikte gegevens vandaan komen;
  • Wat er met de gegevens is gebeurd;
  • Wie er betrokken zijn;
  • Of er schade is ontstaan en hoe die zoveel mogelijk te herstellen is;
  • Of er stappen nodig zijn om herhaling te voorkomen.

De cursist/wettelijk vertegenwoordiger van de cursist heeft het recht op klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Overige publicaties

YH zal de groots mogelijke zorgvuldigheid betrachten in haar publicaties:

  • Foto- en/of filmmateriaal waarop leden duidelijk herkenbaar in beeld worden gebracht. Voor publicatie zal eerst uitdrukkelijk toestemming worden gevraagd of het beeldmateriaal gebruikt mag worden. Hiervoor verwijst YH naar zijn algemene voorwaarden;